PDF到PDF/A转换：确保安全和标准化的文档归档

已发表: 2025-05-08

如果您在一家法律公司，政府或医疗保健设置中工作，则知道保存文档的重要性。许多公司和机构都希望长期归档电子文件以符合监管合规性，并作为审计，纠纷甚至法院案件的法律证明。

pdf to pdf-a conversion

PDF是许多公司遵循的最受欢迎的格式，以保存文档，因为与其他格式相比，它提供了许多好处。 PDF是普遍兼容的，可以在任何设备上打开和查看。除此之外，他们还可以支持多个媒体，包括视频，链接和表格，并且也易于共享并准备好打印。但是，PDF具有限制，特别是如果您要长时间存储文件。

由于标准PDF随着时间的流逝依赖于外部文件，链接和媒体，如果这些涉及这些裁判在文件中不可用，则通常可能无法渲染，从而导致数据丢失。同样，可以对PDF进行编辑和篡改，这些PDF通常不能用作法律证据，并且不能灵活地存储档案。

这是PDF/A格式发挥作用的地方。将PDF转换为PDF/A，您可以保护文档的布局，字体，大小和格式，并且可以保留数十年，甚至可以遵守法律标准。

无论您是法律公司的合规官，IT公司的财务经理，还是希望以PDF格式存储您的文档的个人，本指南将回答所有问题，包括PDF的重要性，文件合规性，PDF/A的不同版本以及PDF/A转换的正确工具等。如果准备好，让我们开始。

了解PDF到PDF/A转换

PDF代表便携式文档格式，PDF/A中的“ A”代表存档。 PDF/A是一种用于长期归档电子文档的PDF的ISO标准化格式。目标是确保长期的文件可访问性和复制。

与基于查看器更改的标准PDF不同，PDF/A文件是完全自我引用和独立的。无论将来的软件更改和其他技术更改如何，这都可以确保文件稳定性和访问权限。

此外，PDF/A符合具有严格要求的ISO标准，以确保即使将来打开文档，该文档看起来相同。这是PDF/A是行业标准的原因之一。此外，PDF/A比其他归档格式具有更多的优势。

PDF/A很重要的六个原因：

要符合归档标准的文档，请确保将其转换为PDF/A格式。政府，企业和法律机构需要PDF/A进行正式记录，因为它可以确保他们随着时间的推移保持不变，并保持真实性。

由于它是合法的和标准化的，因此许多国家接受PDF/A文件作为标准，包括ISO 19005标准，在当地确认用于长期保存以及元数据保留。我们必须以PDF/A格式存储文件，以确保法律有效性。

如前所述，PDF/A设计用于电子文档的长期存档。这样可以确保您创建的文件随着时间的流逝而不会丢失数据和格式。由于PDF/A文件不需要任何外部资源渲染，因此即使在100年中，它们也可以存储和访问多年。

这就是说，即使经过几十年，您的文档的原始格式也将保持完全相同，以供长期使用。更重要的是，它们在不同设备上仍然很容易访问和统一。

当处理需要数字签名的文档时，PDF/A是一个绝佳的选择，因为它使您可以嵌入电子签名。这些数字签名的文件可以合法访问多年。

使用PDF/A，您可以以任何语言存储信息。这意味着可以轻松地在任何设备上显示文本，包括壁画，阿拉伯语和日语。

PDF/A可让您以结构化且易于访问的格式保留文本，图像和元数据。而且由于它有助于保留实际文本，因此您也可以使用这些文档中的内容将其复制到其他文档和应用程序中。

PDF/A具有几种可能的变体，这些变体是通过混合不同的PDF/A标准和一致性水平来创建的。以下是3个PDF/A版本，它们的功能和应用程序：

PDF/A-1基于PDF 1.4。该版本更多地关注视觉完整性和内容保存。它禁止可以阻碍长期保存的功能，使其非常适合归档文档，这些文档必须在视觉上精确以实现长期可读性。

PDF/A-1支持A和B符合水平。它的申请包括政府记录和法律文件。

此版本基于PDF 1.7。它适用于在保持档案质量的同时需要更高灵活性的文档。这包括公司文件，科学论文和数字图书档案。

PDF/A-2支持JPEG 2000和JBIG2压缩，以提高图像质量。此外，只要有问题的附件以PDF/A格式，它可以压缩附件。

该变体保留了PDF/A-2的所有功能。这两个版本之间的唯一区别是PDF/A-3允许将任何类型的文件作为附件嵌入，包括Excel和XML。它的申请包括财务报告，电子发票和业务记录。

PDF/A-4是PDF/A标准的最新版本。它通过消除多个合规性水平来简化遵守。它的子类型包括PDF/A-4F和PDF/A-4E。前者支持嵌入式非PDF/A文件，而后者则支持3D型号等丰富的媒体。它适用于工程和CAD图，AI和机器可读文档以及现代数字档案。

您可以从PDF/A文件中获得几种好处，但是使用这种格式的最大优势是长期存档，可访问性和法律合规性多年。此外，PDF/A是全球行业标准，被视为存储长期文件的合法方式。

如果您是一家企业，则可以使用任何可靠的SDK平台工具，然后根据您的需求选择合适的PDF/ A格式。这包括文档寿命，可访问性以及是否需要嵌入其他文件。