PDF в PDF/A Conversion: обеспечение безопасного и стандартизированного архивирования документов

Если вы работаете в юридической фирме, правительстве или в сфере здравоохранения, вы знаете, насколько важна сохранение документов. Многие компании и учреждения хотят долгосрочного архивирования электронных документов для соответствия нормативным требованиям, а также служат юридическим доказательством для аудитов, споров или даже судебных дел.

PDF является наиболее популярным форматом, которым следуют многие компании для сохранения документов, поскольку он предлагает многочисленные преимущества по сравнению с другими форматами. PDF -файлы универсально совместимы и могут быть открыты и просмотрены на любом устройстве. В дополнение к этому, они также могут поддерживать несколько носителей, включая видео, ссылки и формы, а также их легко поделиться и готовы к печати. Тем не менее, PDF поставляется с ограничениями, особенно если вы хотите хранить свои файлы в течение длительного времени.

Поскольку стандартные PDF -файлы полагаются на внешние файлы, ссылки и носитель, со временем, если эти ссылки не доступны в файле, они часто могут не оказаться, что приводит к потере данных. Кроме того, PDF -файлы могут быть отредактированы и подделаны, которые часто не могут быть использованы в качестве юридических доказательств и не являются гибкими для архивного хранения.

Здесь вступает формат PDF/A. Преобразование PDF в PDF/A позволяет вам защищать макет, шрифты, размер и форматирование документа, и может оставаться многоразовым в течение десятилетий и даже соответствовать правовым стандартам.

Независимо от того, являетесь ли вы сотрудником по соблюдению юридической фирмы, финансовым менеджером в ИТ -компании или лицом, желающим хранить ваши документы в формате PDF, это руководство ответит на все вопросы, включая важность PDF, соблюдение файлов, различные версии PDF/A и правильный инструмент для преобразования PDF/A и других. Если вы готовы, давайте начнем.

Понимание PDF в PDF/преобразование

PDF означает портативный формат документа, а «A» в PDF/A обозначает архив. PDF/A-это ISO-стандартизированный формат PDF, предназначенный для долгосрочного архивирования электронных документов. Цель состоит в том, чтобы обеспечить долгосрочную доступность и воспроизведение файлов.

В отличие от стандартных PDF, которые изменяются на основе зрителя, файлы PDF/A полностью самооценки и автономны. Это гарантирует стабильность и доступ к файлам независимо от будущих изменений программного обеспечения и других технических изменений.

Более того, PDF/A соответствует стандартам ISO со строгими требованиями, чтобы гарантировать, что документ выглядит так же, даже когда он будет открыт в будущем. Это одна из причин, по которой PDF/A является отраслевым стандартом. Более того, PDF/A имеет больше преимуществ, чем другие форматы архивирования.

Важность PDF/A.

Вот шесть причин, почему PDF/A важен:

Соответствие юридическим и отраслевым стандартам

Для ваших документов для соответствия стандартам архивирования убедитесь, что вы преобразуете их в формат PDF/A. Правительства, предприятия и юридические учреждения требуют PDF/A для их официальных записей, потому что они гарантируют, что они остаются неизменными со временем, поддерживая их подлинность.

Поскольку он является законным и стандартизированным, многие страны принимают файлы PDF/A в качестве стандарта, в том числе стандарт ISO 19005, распознанные локально для долгосрочного сохранения, а также за удержание метаданных. Национальные архивы США и немецкий TR-Resiscan обязаны хранить документы в формате PDF/A для обеспечения юридической достоверности.

PDF/A идеально подходит для долгосрочного сохранения документов

Как отмечалось ранее, PDF/A предназначен для долгосрочного архивирования электронных документов. Это гарантирует, что созданные вами файлы остаются доступными и читаемыми с течением времени, не теряя данные и формат. Поскольку файлы PDF/A не требуют никаких внешних источников для визуализации, их можно хранить и получить доступ в течение многих лет, даже в течение 100 лет.

PDF/A позволяет сохранить исходный формат

Это означает, что даже после десятилетий первоначальное форматирование ваших документов останется таким же для долгосрочного использования. Что еще более важно, они остаются легко доступными и равномерными на разных устройствах.

Это идеально подходит для документов, которые требуют цифровой подписи

PDF/A является отличным вариантом при работе с документами, которые нуждаются в цифровых подписях, потому что он позволяет вам внедрять электронные подписи. Эти цифровые подписанные документы могут быть юридически доступны в течение многих лет.

PDF/A облегчает глобальную интеграцию

С PDF/A вы можете хранить информацию на любом языке. Это означает, что тексты можно легко отображать на любом устройстве, в том числе в Cyrrilic, Arabic и японском языке.

PDF/A позволяет повторно использовать контент

PDF/A позволяет сохранить текст, изображения и метаданные в структурированном и доступном формате. А поскольку это помогает сохранить фактический текст, вы также можете использовать контент в этих документах для копирования вставки в другие документы и приложения.

Разные версии PDF/A и их приложения

PDF/A имеет несколько возможных вариантов, которые создаются путем смешивания различных стандартов PDF/A и уровней соответствия. Ниже приведены 3 версии PDF/A, их функции и их приложения:

1. PDF/A-1 (ISO 19005-1: 2005)

PDF/A-1 основан на PDF 1.4. Версия больше фокусируется на визуальной целостности и сохранении контента. Он запрещает функции, которые могут препятствовать долгосрочному сохранению, что делает его идеальным для архивирования документов, которые должны быть визуально точными для долгосрочной читаемости.

PDF/A-1 поддерживает уровни соответствия A и B. Его заявки включают государственные записи и юридические документы.

2. PDF/A-2 (ISO 19005-2: 2011)

Эта версия основана на PDF 1.7. Это подходит для документов, требующих большей гибкости при сохранении качества архивного качества. Это включает в себя корпоративные документы, научные статьи и цифровые архивы книг.

PDF/A-2 поддерживает сжатие JPEG 2000 и JBIG2 для лучшего качества изображения. Кроме того, он позволяет сжимать вложения, если рассматриваемые вложения находятся в формате PDF/A.

3. PDF/A-3 (ISO 19005-3: 2012)

Этот вариант сохраняет все особенности PDF/A-2. Единственная разница между двумя версиями заключается в том, что PDF/A-3 позволяет внедрять любой тип файла в качестве вложения, включая Excel и XML. Его приложения включают финансовые отчеты, электронные счета и бизнес -записи.

4. PDF/A-4 (ISO 19005-4: 2020)

PDF/A-4-последняя версия стандарта PDF/A. Это упрощает соблюдение, исключая множество уровней соответствия. Его подтипы включают PDF/A-4F и PDF/A-4E. Первые поддерживают встроенные файлы без PDF/A, в то время как последний поддерживает богатые носители, такие как 3D-модели. Это применимо к инженерным рисункам и рисункам САПР, ИИ и машиночитаемым документам и современным цифровым архивам.

Последнее слово

Существует несколько преимуществ, которые вы можете получить из файла PDF/A, но самым большим преимуществом использования этого формата является долгосрочное архивирование, доступность и юридическое соответствие в течение многих лет. Более того, PDF/A является отраслевым стандартом, принятым глобально принятым как юридический способ хранения долгосрочных документов.

Если вы являетесь бизнесом, вы можете использовать любой надежный инструмент платформы SDK, а затем выберите правильный формат PDF/ A для вашего бизнеса в зависимости от ваших потребностей. Это включает в себя долговечность документов, доступность и необходимость встроить другие файлы.