PDF에서 PDF/A 변환 : 안전하고 표준화 된 문서 아카이빙 보장

법률 회사, 정부 또는 의료 설정에서 일하는 경우 문서 보존이 얼마나 중요한지 알고 있습니다. 많은 회사와 기관은 규제 준수를위한 전자 문서의 장기 보관을 원하고 감사, 분쟁 또는 법원 사건에 ​​대한 법적 증거 역할을합니다.

PDF는 다른 형식과 비교하여 수많은 혜택을 제공하기 때문에 많은 회사가 문서를 보존하기 위해 따르는 가장 인기있는 형식입니다. PDF는 보편적으로 호환되며 모든 장치에서 열리고 볼 수 있습니다. 이 외에도 비디오, 링크 및 양식을 포함한 여러 미디어를 지원할 수 있으며 공유하기 쉽고 인쇄 할 준비가됩니다. 그러나 PDF에는 특히 파일을 오랫동안 저장하려는 경우 제한 사항이 있습니다.

표준 PDF는 시간이 지남에 따라 외부 파일, 링크 및 미디어에 의존하기 때문에 파일에서 이러한 심판을 사용할 수 없으면 종종 렌더링에 실패하여 데이터 손실로 이어질 수 있습니다. 또한 PDF는 종종 법적 증거로 사용될 수 없으며 보관 스토리지에 유연하지 않은 편집 및 변조 할 수 있습니다.

PDF/A 형식이 작동하는 곳입니다. PDF를 PDF/A로 변환하면 문서의 레이아웃, 글꼴, 크기 및 서식을 보호 할 수 있으며 수십 년 동안 재사용 가능하며 법적 표준을 준수 할 수 있습니다.

법률 회사의 규정 준수 담당자, IT 회사의 재무 관리자 또는 PDF 형식으로 문서를 저장하려는 개인이든,이 안내서는 PDF, 파일 준수, PDF/A 버전 및 PDF/A 전환에 대한 올바른 도구를 포함한 모든 질문에 답변합니다. 준비가되면 시작하겠습니다.

PDF에 대한 PDF/PDF/변환 이해

PDF는 휴대용 문서 형식을 나타내며 PDF/A의 "A"는 아카이브를 나타냅니다. PDF/A는 전자 문서의 장기 보관을 위해 설계된 ISO 표준 형식의 PDF 형식입니다. 목표는 장기 파일 접근성 및 재생성을 보장하는 것입니다.

시청자를 기반으로 변경되는 표준 PDF와 달리 PDF/A 파일은 완전히 자체 참조 및 자체 포함됩니다. 이를 통해 향후 소프트웨어 변경 및 기타 기술 변경에 관계없이 파일 안정성 및 액세스가 보장됩니다.

또한 PDF/A는 향후 문서가 열릴 때에도 문서가 동일하게 보이도록 엄격한 요구 사항을 가진 ISO 표준을 준수합니다. 이것이 PDF/A가 업계 표준 인 이유 중 하나입니다. 또한 PDF/A는 다른 아카이브 형식보다 더 많은 장점이 있습니다.

PDF/A의 중요성

PDF/A가 중요한 6 가지 이유는 다음과 같습니다.

법률 및 산업 표준 준수

문서가 보관 표준을 충족하려면 PDF/A 형식으로 변환하십시오. 정부, 기업 및 법률 기관은 공식 기록을 위해 PDF/A를 요구하여 시간이 지남에 따라 변하지 않도록하여 진위를 유지하기 때문입니다.

합법적이고 표준화되었으므로 많은 국가가 PDF/A 파일을 ISO 19005 표준을 포함하여 장기 보존 및 메타 데이터 보존을 위해 로컬로 인정 된 표준으로 받아들입니다. 미국 국립 기록 보관소와 독일 TR-Resiscan은 법적 유효성을 보장하기 위해 문서를 PDF/A 형식으로 저장해야합니다.

PDF/A는 문서의 장기 보존에 이상적입니다

앞에서 언급했듯이 PDF/A는 전자 문서의 장기 보관을 위해 설계되었습니다. 이를 통해 생성 된 파일은 데이터와 형식을 잃지 않고 시간이 지남에 따라 액세스 가능하고 읽을 수 있도록합니다. PDF/A 파일은 외부 소스를 렌더링 할 필요가 없으므로 100 년 동안조차도 몇 년 동안 저장 및 액세스 할 수 있습니다.

PDF/A를 사용하면 원래 형식을 유지할 수 있습니다

즉, 수십 년이 지난 후에도 문서의 원래 형식은 장기적인 사용을 위해 정확히 동일하게 유지 될 것입니다. 더 중요한 것은 다른 장치에서 쉽게 접근 할 수 있고 균일하게 유지됩니다.

디지털 서명이 필요한 문서에 이상적입니다

PDF/A는 전자 서명을 포함 할 수 있기 때문에 디지털 서명이 필요한 문서를 처리 할 때 훌륭한 옵션입니다. 이 디지털 서명 된 문서는 법적으로 수년간 액세스 할 수 있습니다.

PDF/A는 글로벌 통합을 용이하게합니다

PDF/A를 사용하면 모든 언어로 정보를 저장할 수 있습니다. 이는 사이릴, 아랍어 및 일본어를 포함한 모든 장치에 텍스트를 쉽게 표시 할 수 있음을 의미합니다.

PDF/A를 사용하면 컨텐츠를 재사용 할 수 있습니다

PDF/A를 사용하면 구조적이고 액세스 가능한 형식으로 텍스트, 이미지 및 메타 데이터를 보존 할 수 있습니다. 또한 실제 텍스트를 유지하는 데 도움이되므로 해당 문서의 내용을 사용하여 다른 문서 및 응용 프로그램에 붙여 넣을 수도 있습니다.

다른 PDF/A 버전 및 응용 프로그램

PDF/A는 여러 PDF/A 표준 및 적응 수준을 혼합하여 생성되는 몇 가지 가능한 변형을 가지고 있습니다. 다음은 3 개의 PDF/A 버전, 기능 및 응용 프로그램입니다.

1. PDF/A-1 (ISO 19005-1 : 2005)

PDF/A-1은 PDF 1.4를 기반으로합니다. 이 버전은 시각적 무결성 및 컨텐츠 보존에 더 중점을 둡니다. 장기 보존을 방해 할 수있는 기능을 금지하여 장기 가독성을 위해 시각적으로 정확 해야하는 문서를 보관하는 데 이상적입니다.

PDF/A-1은 A 및 B 준수 수준을 지원합니다. 신청서에는 정부 기록 및 법률 문서가 포함됩니다.

2. PDF/A-2 (ISO 19005-2 : 2011)

이 버전은 PDF 1.7을 기반으로합니다. 보관 품질을 유지하면서 더 많은 유연성이 필요한 문서에 적합합니다. 여기에는 회사 문서, 과학 논문 및 디지털 도서 아카이브가 포함됩니다.

PDF/A-2는 더 나은 이미지 품질을 위해 JPEG 2000 및 JBIG2 압축을 지원합니다. 게다가 문제의 첨부 파일이 PDF/A 형식으로되어있는 한 첨부 파일을 압축 할 수 있습니다.

3. PDF/A-3 (ISO 19005-3 : 2012)

이 변형은 PDF/A-2의 모든 기능을 유지합니다. 두 버전의 유일한 차이점은 PDF/A-3이 Excel 및 XML을 포함하여 모든 유형의 파일을 첨부 파일로 포함 할 수 있다는 것입니다. 응용 프로그램에는 재무 보고서, 전자 송장 및 비즈니스 레코드가 포함됩니다.

4. PDF/A-4 (ISO 19005-4 : 2020)

PDF/A-4는 PDF/A 표준의 최신 버전입니다. 여러 규정 준수 수준을 제거하여 준수를 단순화합니다. 이의 하위 유형은 PDF/A-4F 및 PDF/A-4E를 포함한다. 전자는 임베디드 비 PDF/A 파일을 지원하는 반면 후자는 3D 모델과 같은 풍부한 미디어를 지원합니다. 엔지니어링 및 CAD 도면, AI 및 머신 읽기 가능한 문서 및 최신 디지털 아카이브에 적용됩니다.

마지막 단어

PDF/A 파일에서 얻을 수있는 몇 가지 이점이 있지만이 형식을 사용하면 가장 큰 장점은 장기 보관, 접근성 및 법적 준수입니다. 또한 PDF/A는 장기 문서를 저장하는 법적 방법으로 전 세계적으로 인정되는 업계 표준입니다.

비즈니스 인 경우 신뢰할 수있는 SDK 플랫폼 도구를 사용할 수 있고 필요에 따라 비즈니스에 적합한 PDF/ A 형식을 선택할 수 있습니다. 여기에는 문서 수명, 접근성 및 다른 파일을 포함시켜야하는지 여부가 포함됩니다.