Konwersja PDF do PDF/A: Zapewnienie bezpiecznej i znormalizowanej archiwizacji dokumentów

Jeśli pracujesz dla firmy prawnej, rządu lub w konfiguracji opieki zdrowotnej, wiesz, jak ważne jest zachowanie dokumentów. Wiele firm i instytucji chce długoterminowego archiwizacji dokumentów elektronicznych w zakresie zgodności z przepisami, a także służy jako dowód prawny na audyty, spory, a nawet sprawy sądowe.

PDF jest najpopularniejszym formatem, który podąża wiele firm, aby zachować dokumenty, ponieważ oferuje wiele korzyści w porównaniu z innymi formatami. PDF są powszechnie kompatybilne i można je otworzyć i oglądać na dowolnym urządzeniu. Oprócz tego mogą również obsługiwać wiele mediów, w tym wideo, linki i formularze, a także są łatwe do udostępnienia i gotowe do wydrukowania. Jednak PDF ma ograniczenia, szczególnie jeśli chcesz przechowywać swoje pliki przez długi czas.

Ponieważ standardowe pliki PDF opierają się na plikach zewnętrznych, linkach i mediach, z czasem, jeśli te remonty nie są dostępne w pliku, często mogą one nie renderować, co prowadzi do utraty danych. Ponadto PDF można edytować i manipulować, których często nie można wykorzystać jako dowodów prawnych i nie są elastyczne do przechowywania archiwalnego.

W tym miejscu wchodzi format PDF/A. Konwersja PDF na PDF/A pozwala na ochronę układu, czcionek, rozmiarów i formatowania dokumentu oraz może pozostać wielokrotnym użyciem przez dziesięciolecia, a nawet przestrzegać standardów prawnych.

Niezależnie od tego, czy jesteś urzędnikiem ds. Zgodności w firmie prawnej, menedżerem finansowym w firmie IT, czy osoba, która chce przechowywać Twoje dokumenty w formacie PDF, ten przewodnik odpowie na wszystkie pytania, w tym znaczenie plików PDF, zgodność z plikiem, różne wersje PDF/A oraz odpowiednie narzędzie do PDF/Nowsze. Jeśli jesteś gotowy, zacznijmy.

Zrozumienie konwersji PDF do PDF/A

PDF oznacza przenośny format dokumentów, a „A” w PDF/A oznacza archiwum. PDF/A jest standardowym formatem PDF zaprojektowanym do długoterminowego archiwizacji dokumentów elektronicznych. Celem jest zapewnienie długoterminowej dostępności i reprodukcji plików.

W przeciwieństwie do standardowych plików PDF, które zmieniają się w oparciu o przeglądarkę, pliki PDF/A są całkowicie samodzielne i samodzielne. Gwarantuje to stabilność plików i dostęp niezależnie od przyszłych zmian oprogramowania i innych zmian technicznych.

Ponadto PDF/A jest zgodne ze standardami ISO o ścisłych wymaganiach, aby zapewnić, że dokument wygląda tak samo, nawet po otwarciu w przyszłości. Jest to jeden z powodów, dla których PDF/A jest standardem branżowym. Ponadto PDF/A ma więcej zalet niż inne formaty archiwizacji.

Znaczenie PDF/A.

Oto sześć powodów, dla których PDF/A jest ważne:

Zgodność ze standardami prawnymi i branżowymi

Aby Twoje dokumenty spełniają standardy archiwizacji, upewnij się, że przekonwertujesz je na format PDF/A. Rządy, firmy i instytucje prawne wymagają PDF/A do swoich oficjalnych dokumentacji, ponieważ zapewnia, że ​​pozostają one z czasem niezmienione, utrzymując swoją autentyczność.

Ponieważ jest legalny i znormalizowany, wiele krajów akceptuje pliki PDF/A jako standard, w tym standard ISO 19005, rozpoznawany lokalnie do długoterminowej ochrony, a także do zatrzymywania metadanych. Archiwa krajowe USA i niemiecki TR-Resiscan są zobowiązane do przechowywania dokumentów w formacie PDF/A w celu zapewnienia prawnej ważności.

PDF/A jest idealne do długoterminowego zachowania dokumentów

Jak wspomniano wcześniej, PDF/A jest przeznaczony do długoterminowego archiwizacji dokumentów elektronicznych. Zapewnia to, że utworzone pliki pozostają dostępne i czytelne w czasie bez utraty danych i formatu. Ponieważ pliki PDF/A nie wymagają żadnych zewnętrznych źródeł do renderowania, można je przechowywać i uzyskać dostęp przez lata, nawet przez 100 lat.

PDF/A pozwala zachować oryginalny format

To znaczy, że nawet po dziesięcioleciach oryginalne formatowanie twoich dokumentów pozostanie dokładnie takie samo w przypadku długoterminowego użytku. Co ważniejsze, pozostają łatwo dostępne i jednolite na różnych urządzeniach.

Jest idealny do dokumentów wymagających podpisu cyfrowego

PDF/A jest doskonałą opcją w przypadku dokumentów, które wymagają podpisów cyfrowych, ponieważ pozwala osadzać podpisy elektroniczne. Te cyfrowo podpisane dokumenty można uzyskać legalnie dostępny przez lata.

PDF/A ułatwia globalną integrację

W PDF/A możesz przechowywać informacje w dowolnym języku. Oznacza to, że teksty można łatwo wyświetlić na dowolnym urządzeniu, w tym w teachu z cyrrylicznego, arabskiego i japońskiego.

PDF/A pozwala na ponowne wykorzystanie treści

PDF/A pozwala zachować tekst, obrazy i metadane w ustrukturyzowanym i dostępnym formacie. A ponieważ pomaga zachować rzeczywisty tekst, możesz również użyć zawartości w tych dokumentach do kopiowania wklejania do innych dokumentów i aplikacji.

Różne wersje PDF/A i ich aplikacje

PDF/A ma kilka możliwych wariantów, które są tworzone przez mieszanie różnych standardów PDF/A i zgodności. Poniżej znajdują się 3 wersje PDF/A, ich funkcje i ich aplikacje:

1. PDF/A-1 (ISO 19005-1: 2005)

PDF/A-1 opiera się na PDF 1.4. Wersja koncentruje się bardziej na integralności wizualnej i zachowaniu treści. Zabrania cech, które mogą utrudniać długoterminowe zachowanie, co czyni go idealnym do archiwizacji dokumentów, które muszą być dokładne wizualnie w zakresie długoterminowej czytelności.

PDF/A-1 obsługuje poziomy zgodności A i B. Jego wnioski obejmują dokumentację rządową i dokumenty prawne.

2. PDF/A-2 (ISO 19005-2: 2011)

Ta wersja jest oparta na PDF 1.7. Jest odpowiedni do dokumentów wymagających większej elastyczności przy jednoczesnym utrzymaniu jakości archiwalnej. Obejmuje to dokumenty korporacyjne, dokumenty naukowe i archiwum książek cyfrowych.

PDF/A-2 obsługuje kompresję JPEG 2000 i JBIG2 dla lepszej jakości obrazu. Poza tym pozwala kompresować załączniki, o ile omawiane są w formacie PDF/A.

3. PDF/A-3 (ISO 19005-3: 2012)

Ten wariant zachowuje wszystkie cechy PDF/A-2. Jedyną różnicą między dwiema wersjami jest to, że PDF/A-3 umożliwia osadzenie dowolnego rodzaju pliku jako załącznika, w tym Excel i XML. Jego wnioski obejmują raporty finansowe, faktury elektroniczne i rejestry biznesowe.

4. PDF/A-4 (ISO 19005-4: 2020)

PDF/A-4 to najnowsza wersja standardu PDF/A. Upraszcza zgodność poprzez eliminowanie wielu poziomów zgodności. Jego podtypy obejmują PDF/A-4F i PDF/A-4E. Pierwszy obsługuje wbudowane pliki non-PDF/A, podczas gdy te drugie obsługuje bogate media, takie jak modele 3D. Ma zastosowanie do rysunków inżynierskich i CAD, sztucznej inteligencji i dokumentów odczytujących maszynowo oraz nowoczesnych archiwów cyfrowych.

Ostatnie słowo

Istnieje kilka korzyści, które możesz czerpać z pliku PDF/A, ale największą zaletą korzystania z tego formatu jest długoterminowe archiwizacja, dostępność i zgodność prawna przez lata. Ponadto PDF/A jest standardem branżowym akceptowanym na całym świecie jako prawnym sposobem przechowywania dokumentów długoterminowych.

Jeśli jesteś firmą, możesz użyć dowolnego niezawodnego narzędzia platformy SDK, a następnie wybierz odpowiedni format PDF/ A dla Twojej firmy w oparciu o Twoje potrzeby. Obejmuje to długowieczność dokumentów, dostępność oraz to, czy będziesz musiał osadzić inne pliki.